Politique de confidentialité

1. Objet de la politique

La présente politique vise à expliquer les pratiques de SIGMA Assurance concernant la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation et la protection des renseignements personnels, notamment lorsqu’une personne communique avec nous, utilise nos services ou consulte notre site Web.

Elle s’applique aux clients, clients potentiels, partenaires, utilisateurs du Site et autres personnes qui transmettent des renseignements personnels à SIGMA Assurance dans le cadre de ses activités.

2. Renseignements personnels collectés

Dans le cadre de nos activités de courtage en assurance de dommages et de services financiers, nous recueillons uniquement les renseignements personnels nécessaires aux fins déterminées au moment de la collecte. Ces renseignements peuvent inclure, selon la situation :

• vos coordonnées, comme votre nom, adresse, numéro de téléphone et adresse courriel;
• votre date de naissance et certaines informations d’identification nécessaires à l’analyse de votre dossier;
• les renseignements nécessaires à l’évaluation de vos besoins en assurance, services financiers ou services connexes;
• des informations financières, médicales ou relatives à vos biens, lorsque requises par les assureurs, partenaires ou obligations applicables;
• les renseignements que vous choisissez de transmettre dans un formulaire, un courriel ou une communication téléphonique;
• certains renseignements techniques liés à l’utilisation du Site, comme l’adresse IP, le type d’appareil, le navigateur, les pages consultées ou les témoins de connexion, lorsque ces technologies sont utilisées.
  
  

3. Fins de la collecte et de l’utilisation

Les renseignements personnels collectés peuvent être utilisés pour :

• répondre à vos demandes d’information ou de soumission;
• analyser vos besoins et vous offrir des produits ou services adaptés;
• transmettre vos demandes aux assureurs, institutions, courtiers, partenaires ou fournisseurs concernés;
• gérer vos contrats, dossiers, renouvellements, suivis et communications;
• respecter nos obligations légales, réglementaires, professionnelles et contractuelles;
• prévenir la fraude, protéger la sécurité des personnes, des biens, des systèmes et des renseignements;
• améliorer le fonctionnement du Site et l’expérience utilisateur, lorsque les technologies utilisées le permettent.
  
  

4. Consentement

En nous transmettant volontairement des renseignements personnels, vous consentez à leur collecte, à leur utilisation et à leur communication aux fins indiquées ou raisonnablement nécessaires dans le cadre de votre demande. Lorsque requis par la loi, un consentement distinct, manifeste, libre, éclairé et donné à des fins précises sera demandé.

Vous pouvez retirer votre consentement lorsque la loi le permet. Un retrait de consentement pourrait toutefois limiter notre capacité à répondre à votre demande, à maintenir un service ou à respecter certaines obligations.

5. Communication des renseignements personnels

SIGMA Assurance ne vend pas les renseignements personnels qu’elle détient. Les renseignements peuvent toutefois être communiqués, lorsque nécessaire et conformément à la loi, aux catégories de tiers suivantes :

• assureurs, institutions financières, courtiers, partenaires ou représentants impliqués dans l’analyse ou le traitement de votre demande;
• fournisseurs de services technologiques, d’hébergement, de sécurité, de communication, de sauvegarde, de gestion documentaire ou de soutien informatique;
• autorités réglementaires, organismes d’autoréglementation, tribunaux ou autorités publiques, lorsque requis ou permis par la loi;
• conseillers professionnels, auditeurs ou fournisseurs nécessaires à la gestion des activités de l’entreprise.

Ces tiers doivent traiter les renseignements personnels de façon confidentielle et selon des mesures de protection appropriées.

6. Communication ou conservation hors Québec

Certains fournisseurs ou partenaires technologiques peuvent traiter, héberger ou conserver des renseignements à l’extérieur du Québec ou du Canada. Lorsque cela est applicable, SIGMA Assurance prend les mesures raisonnables exigées par la loi afin de s’assurer que les renseignements bénéficient d’une protection adéquate, notamment par des engagements contractuels appropriés.

7. Témoins de connexion et technologies similaires

Le Site peut utiliser des témoins de connexion, pixels, scripts ou technologies similaires. Ces technologies peuvent servir notamment à assurer le fonctionnement du Site, sécuriser les formulaires, mesurer l’achalandage ou améliorer l’expérience utilisateur.

Les témoins peuvent être regroupés comme suit :

• témoins strictement nécessaires : essentiels au fonctionnement du Site et de ses fonctionnalités;
• témoins de statistiques ou d’analyse : utilisés pour comprendre l’utilisation du Site et améliorer son contenu;
• témoins de marketing, de personnalisation ou de profilage : utilisés seulement si de tels outils sont activés et lorsque le consentement requis est obtenu.

Si le Site utilise des technologies permettant d’identifier, de localiser ou d’effectuer un profilage, ces fonctions doivent être portées à l’attention de l’utilisateur et ne doivent pas être activées par défaut, sauf exception prévue par la loi.

L’utilisateur peut gérer ses préférences au moyen de l’outil de consentement du Site, si disponible, ou configurer son navigateur pour bloquer certains témoins. Le refus de certains témoins peut limiter certaines fonctionnalités.

8. Conservation et destruction

Les renseignements personnels sont conservés uniquement pour la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été collectés, sous réserve des obligations légales, réglementaires ou contractuelles applicables. À l’expiration de cette période, ils sont détruits, supprimés ou anonymisés lorsque la loi le permet.

9. Sécurité

SIGMA Assurance met en place des mesures administratives, techniques et physiques raisonnables afin de protéger les renseignements personnels contre la perte, le vol, l’accès non autorisé, l’utilisation abusive, la communication non autorisée ou toute autre atteinte à leur confidentialité.

Malgré ces mesures, aucun système n’est entièrement exempt de risques. Toute personne qui soupçonne un incident de confidentialité est invitée à communiquer rapidement avec le responsable de la protection des renseignements personnels.

10. Vos droits

Sous réserve des limites prévues par la loi, vous pouvez notamment :

• demander l’accès aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet;
• demander la rectification de renseignements inexacts, incomplets ou équivoques;
• retirer votre consentement à certaines utilisations ou communications;
• demander des renseignements sur l’utilisation, la communication, la durée de conservation et les catégories de personnes ayant accès à vos renseignements;
• demander la communication de certains renseignements informatisés dans un format technologique structuré et couramment utilisé, lorsque le droit à la portabilité s’applique;
• déposer une plainte auprès de SIGMA Assurance ou, le cas échéant, auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec.
  
  

11. Responsable de la protection des renseignements personnels

Toute demande concernant la présente politique ou vos renseignements personnels doit être adressée à :

Nom : François Auclair

Titre : Responsable de la protection des renseignements personnels

Courriel : francois.auclair@sigmaassurance.com

Adresse : 341, rue Racine, Québec (Québec) G2B 1E9

Téléphone : 418 842-2813

12. Modifications de la politique

SIGMA Assurance peut modifier la présente politique afin de refléter l’évolution de ses pratiques, de ses outils technologiques ou des exigences légales. Toute modification importante sera portée à l’attention des personnes concernées par un moyen approprié, notamment par la publication d’une version mise à jour sur le Site.